在远程工作环境中管理科学文献访问和版权遵从

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管理文学可能在众所周知的公司中令人棘手,特别是在全球大流行期间。作为知识和信息管理顾问,我已经看到了各种方法来处理它 - 包括使用自己的信用卡或通过个人账户和学术附属机构访问订阅的出版商购买文章的自由员工。万博体育待处理我观察了在共享驱动器或SharePoint上存储PDF的用户,将其电子邮件发送给同事,并发布和讨论Yammer的文章。我目睹了客户使用excel文件来跟踪公司已购买的文章,以及组织内的一个人作为文献的守门人。所有这些方法都有他们的问题,其中版权合规性。添加到这一点,许多员工现在正在家里工作,可能不再是公司网络,并且可能无法无缝访问他们应该通过公司的订阅的内容。

文献管理工具可以通过简化对内容的访问和改善合作者之间的交流来提高工作效率,在过去的几年中,许多工具已经得到了发展。它们不再仅仅是文档交付服务,而是支持讨论的协作工具。现在,许多员工在家工作,而其他人留在办公室或其他地方,在走廊、会议室和实验室里有机地发生的对话不再发生。员工们可能不能立即与坐在办公室旁边的重要同事取得联系,必须使用替代的在线对话进行交流。正确的信息管理工具可以帮助改善协作、简化工作流和节省用户时间。

虽然目前的情况可能让它看起来不是一个最佳的时间,向人们扔一些新的东西,推出解决方案,将使员工的生活和管理内容更容易是一个值得的冒险-并不是一个令人生畏的比你可能认为。

我的一个客户最近发起了一个文学深度挖掘项目,他们开始审查从文学警告中获得的5万多篇文章。为了使这成为一项可管理的任务,引文被添加到文献管理工具中的一个共享库中,并在小组成员之间分配。创建一个工作流来捕获审查过程中所需的信息,然后可以对字段进行过滤和搜索。没有这种资源,这项任务实际上是不可能完成的。

使用内置特性的组合,如自动主题分类和高度定制字段,RightFind能够很好地支持我们独特的工作流程。这尽管如此,我们允许我们分解工作,同时仍然保持强大的团队合作减少接触点。我不知道如果没有像RightFind这样适应性强的文献管理工具,我们怎么能做到这一点”。

为所有文献需求设置一个中央访问点,用户可以在那里进行搜索、检索、评论、注释和协作,这样就不用再进行猜测了。该系统会自动检查是否有通过订阅或公司版权许可提供的副本。每笔交易都会检查版权许可,因此侵权的风险也降低了。但最重要的是,一个适当的文献管理工具可以使研究人员更容易地访问文献。更快的研究使得更快的发现和决策。

此外,文献管理不需要成为另一个技术障碍,特别是对于已经不堪重负的IT团队。当我最近为一个客户实施RightFind时,他们得到的只有积极的反馈:

在员工没有机会亲自见到对方的时候,实施过程令人惊讶地顺利。RightFind通过提供单点联系方式,易于遵循的界面,并通过Web会议为最终用户提供培训。我们认为正确的文件是我们以前的文学管理系统的一大步,并且到目前为止已经受到我们的研发社区的欢迎”。

Peter Mclaughlin,IT学者摇滚高级主任

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